企業(yè)為了日常協(xié)作方便，同時便于統(tǒng)計分析，會將內(nèi)部各種物資進(jìn)行分類和編碼。當(dāng)物資的信息大到一定程度，每天流轉(zhuǎn)于不同部門和環(huán)節(jié)，需要有準(zhǔn)確的且唯一的命名。尤其如果像采購、加工、生產(chǎn)等環(huán)節(jié)的物資沒有準(zhǔn)確的名稱，那么管理者就不能清楚把握“物”的狀況。因此，準(zhǔn)確規(guī)范的物資名稱，是詳細(xì)物資交易數(shù)據(jù)記錄的基礎(chǔ)。
物資分類和編碼工作并不是一件容易做的事，因為它與企業(yè)的生產(chǎn)管理緊密結(jié)合，融入了很多管理的理念和企業(yè)的現(xiàn)實情況。這就導(dǎo)致沒有一種公認(rèn)的科學(xué)方案來指導(dǎo)這個工作。而筆者則希望從信息和信息技術(shù)的角度對企業(yè)物資分類和編碼工作進(jìn)行一番討論。希望能夠為企業(yè)物資分類和編碼工作帶來一些幫助。
在我們所接觸到的案例中，很多企業(yè)在進(jìn)行物資分類和編碼時遇到以下問題：
第一，總在尋找一種“科學(xué)”的物資分類方法，來滿足企業(yè)需求，且企業(yè)規(guī)模越大尋找這種分類方法就越困難。
第二， 在制定分類編碼的時候，在“無意義的流水碼”和“有意義的助記碼”間徘徊。
流水碼最方便編碼但是卻不利于使用人員理解和記憶，便于理解記憶的有含義編碼又面臨著屬性變化，編碼擴(kuò)展性等諸多問題。
第三，編碼后的成果難于保持。很多企業(yè)的物資分類與編碼工作是項目型的，花費(fèi)大量的人力物力后，形成編碼手冊只能依靠制度來保證其落地和執(zhí)行。如果管理不到位很快編碼就再次混亂了，甚至直接放到了檔案室后便無人問津。
第四，只能憑經(jīng)驗處理“物資分類”信息的屬性，生命周期，作用域等問題。企業(yè)管理人員往往對“信息”本身不敏感，所以總是依靠經(jīng)驗，沒有信息理論支撐。使用不當(dāng)?shù)那闆r比比皆是，最終導(dǎo)致了整體編碼的混亂。
以上這些問題的存在很多是由于客觀原因造成的。隨著信息技術(shù)的進(jìn)步，企業(yè)中軟件管理系統(tǒng)的應(yīng)用越來越多，覆蓋的業(yè)務(wù)也越來越全面。所以通過主數(shù)據(jù)管理體系來進(jìn)行物資主數(shù)據(jù)管理便比傳統(tǒng)的管理模式更具優(yōu)勢。
用友UAP結(jié)合多年對企業(yè)數(shù)據(jù)管理的研究，推出了主數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，近期發(fā)布了3.0版本。UAP MDM可以幫助企業(yè)創(chuàng)建并維護(hù)整個企業(yè)內(nèi)主數(shù)據(jù)的單一視圖，保證整個企業(yè)IT系統(tǒng)協(xié)調(diào)和重用準(zhǔn)確的，一致的，完整性的主數(shù)據(jù)。UAP MDM不僅使企業(yè)集團(tuán)的主數(shù)據(jù)形成一個標(biāo)準(zhǔn)，使主數(shù)據(jù)的流程得到統(tǒng)一管理，而且可提升主數(shù)據(jù)的質(zhì)量，實現(xiàn)共享。還可以為企業(yè)后期的商業(yè)分析，應(yīng)用集成提供可靠的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。
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主數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的優(yōu)勢顯而易見，總結(jié)如下：
一，主數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)可以利用計算機(jī)、便攜設(shè)備、移動設(shè)備等信息工具讓用戶隨時隨地根據(jù)編碼查詢到物資的各種屬性信息，或者根據(jù)各種屬性信息查找到分類編碼。在編碼中隱藏物資屬性信息的目的是為了便于閱讀和記憶，但是當(dāng)物資分類數(shù)量達(dá)到上萬種或者幾十萬種的時候，就很少有人能夠完全記住這些編碼中的含義了。所以我們建議分類編碼只使用無意義的流水碼，對于傳統(tǒng)編碼使用“助記碼”來過度(逐步也不使用助記碼)。
二，運(yùn)維階段才是物資分類編碼產(chǎn)生價值的階段。以往很多企業(yè)物資主數(shù)據(jù)分類編碼后使用不方便，因為企業(yè)中的操作人員不能總是隨身帶著一本幾百頁的編碼手冊。當(dāng)有新的分類增加時，也不可能實時的詢問編碼委員會自己的新增編碼是否有重復(fù)等(雖然可以預(yù)先分配號碼段，但也僅僅是一種折中的辦法)。而主數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)可以隨時隨地的為企業(yè)中的每個人提供服務(wù)。其次主數(shù)據(jù)管理體系將所有的應(yīng)用軟件串聯(lián)的起來，他依靠本身和所有的應(yīng)用系統(tǒng)保證編碼的效用。
三，通過信息理論，對物資分類碼的屬性、作用域，生命周期進(jìn)行恰當(dāng)維護(hù)。物資分類的屬性與傳統(tǒng)信息的不同，甚至很多物資是不可以用屬性描述的(有上千個零件的發(fā)動機(jī)，某個在研制的大型電子產(chǎn)品等);數(shù)據(jù)也會明確的作用域，比如研制測試產(chǎn)品的作用域在設(shè)計部門，投入生產(chǎn)的則是正式產(chǎn)品;很多物資的生命周期很長，需要持續(xù)維護(hù)而很多臨時物資則需要在不使用的時候封存起來。
我們之所以能夠?qū)Ξ?dāng)前的企業(yè)物資分類和編碼工作提出建議，究其原因并不是因為我們比眾多的企業(yè)管理者聰明或者是比他們的管理經(jīng)驗多，而是因為我們掌握了一些比較先進(jìn)的信息工具和技術(shù)還有我們對于“信息”更加的敏感和專業(yè)。很多從管理角度看來復(fù)雜無比的問題如果用計算機(jī)和信息理論去處理，則是不那么復(fù)雜的問題。